De vraag na afloop, waar je verhaal alsnog kantelt

Je verhaal liep goed. Je had het voorbereid, je hebt niets overgeslagen en je zag mensen knikken.

Dan zegt iemand: "Mag ik even iets vragen." En binnen dertig seconden is de sfeer anders.

Dit is het moment waarop het bij de meeste mensen misgaat. Niet tijdens het verhaal, maar erna. En het is precies het moment waar het minst op geoefend wordt.

Waarom de vragen het echte moment zijn

Zolang jij aan het woord bent, bepaal jij het onderwerp. Je hebt de volgorde gekozen, je weet waar je heen gaat en je kunt terugvallen op je voorbereiding.

Bij de eerste vraag verdwijnt dat allemaal tegelijk. De ander kiest het onderwerp en je volgorde is weg. Nadenken kan wel, maar niet zonder dat het opvalt.

Wat je dan hoort is bijna altijd hetzelfde. Iemand begint met "ja, goede vraag" en gebruikt die seconden om te zoeken. Of hij begint meteen te praten en merkt halverwege dat hij geen punt heeft.

Dat is geen gebrek aan kennis, want je weet het antwoord meestal wel. Je hebt alleen geen volgorde om het in te verwoorden.

En het wordt niet beter door het vaker mee te maken. Wie tien jaar vergadert en tien jaar dezelfde reflex heeft, wordt daar hooguit sneller in. Herhaling alleen leert je niets, het bevestigt wat je al deed.

Drie soorten vragen die je kunt verwachten

Het helpt om te weten wat er ongeveer aankomt. In de praktijk vallen bijna alle vragen in drie soorten en ze vragen elk iets anders van je.

De informatievraag. Iemand wil een feit of een verduidelijking. Dit is de makkelijkste en tegelijk de vraag waarop de meeste mensen te lang antwoorden. Eén zin is vaak genoeg.

De bevestigingsvraag. Iemand weet het antwoord al en wil horen dat jullie het eens zijn. Hier gaat het mis als je gaat uitleggen wat de ander al weet.

De confronterende vraag. De ander is het oneens met je. Of hij toetst gewoon of je je huiswerk hebt gedaan. Dit is de vraag waar mensen op gaan verdedigen en verdedigen klinkt zwakker dan de inhoud is.

Bedenk vooraf welke drie vragen je liever niet krijgt. Meestal heb je daarmee de confronterende al te pakken. Die voorbereiden kost tien minuten en scheelt het meest.

Wat je doet in de eerste vijf seconden

Er is één beweging die in alle drie de gevallen werkt en het is niet sneller antwoorden.

Ontvang de vraag eerst. Herhaal hem kort in je eigen woorden of benoem wat er gevraagd wordt. Dat klinkt als een beleefdheid, maar het doet twee dingen. Je controleert of je de vraag goed begrepen hebt en je koopt een paar seconden.

Gebruik die seconden om te kiezen. Niet om je antwoord te bedenken. Om te bepalen in welke volgorde je het zegt. Twee punten in de goede volgorde verwoord je beter dan vijf punten door elkaar.

Breng het terug naar waar jij iets over te zeggen hebt. Verbind de vraag aan het punt dat telt. Dat is iets anders dan hem ontwijken. "Je vraagt naar de planning en daar zit inderdaad het risico. Wat we doen is dit."

Die drie bewegingen zijn te leren en ze zijn zelden geoefend. In de training besteed je er een deel van twee dagen aan, met vragen die deelnemers elkaar echt stellen.

Wat je beter niet doet

Twee dingen die het erger maken en die je overal ziet.

Het eerste is doorpraten tot iemand je onderbreekt. Dat gebeurt als je begint zonder te weten waar je eindigt. De ander onthoudt dan vooral dat het lang was. Je antwoord zelf verdwijnt.

Het tweede is "daar kom ik op terug". Soms is dat de enige eerlijke reactie en dan is het goed. Maar als het je standaardantwoord wordt, verlies je het moment waarop de vraag er nog toe deed. Beter is: zeg wat je nu wel weet en zeg daarna wat je gaat uitzoeken.

Van overleven naar sturen

De meeste mensen zien de vragenronde als het deel dat ze moeten doorstaan. Dat is jammer. Het is het enige deel van een overleg waarin je hoort wat er bij de ander leeft.

Als je de eerste vijf seconden onder controle hebt, verandert er iets in hoe je erin zit. Je wacht niet meer af welke vraag komt. Je bent benieuwd.

Het grootste deel van je werkcommunicatie bereid je niet voor, de verhouding is ongeveer 95 om 5. De vragenronde valt in het grote deel. In Think on Your Feet® oefen je juist met dat deel. Wil je zien hoe je daarin je volgorde kiest, bekijk dan de data van het open programma. Lees ook hoe je vijf minuten in het MT niet verspilt of begin bij wat Think on Your Feet is. Alle artikelen staan in de kennisbank.

Veelgestelde vragen

Hoe ga je om met lastige vragen in een vergadering?

Begin niet met antwoorden. Ontvang de vraag eerst door hem kort te herhalen of te benoemen. Dat levert je een paar seconden op en het voorkomt dat je de verkeerde vraag beantwoordt. Kies in die seconden een volgorde: twee punten in de goede volgorde landen beter dan vijf door elkaar. Verbind je antwoord daarna aan het punt dat ertoe doet.

Wat zeg je als je het antwoord echt niet weet?

Vraag eerst door voordat je iets toegeeft. Vraag waar het precies op vastzit of vraag om een voorbeeld. Dat kost vijf seconden en levert vaak een andere vraag op dan je dacht te horen. Daar heb je wél een antwoord op.

Weet je het dan nog niet, zeg dan in twee punten wat je wel weet en pas daarna wat je gaat uitzoeken. Noem een dag, niet "binnenkort". "Dat weet ik niet" is beter dan een antwoord dat je later moet terugnemen.

Vermijd wel dat "ik kom erop terug" je standaardreactie wordt. Dan verdwijnt het moment waarop de vraag er nog toe deed.

Hoe bereid je je voor op vragen die je niet kunt voorspellen?

Je kunt de vraag niet voorspellen, wel de categorie. Bedenk vooraf welke drie vragen je liever niet krijgt en schrijf per vraag twee punten op. Dat kost tien minuten. In de praktijk zit de vraag die je overvalt er vaak bij. En anders heb je geoefend met kiezen terwijl de klok loopt.

Waarom praat ik te lang als ik een vraag krijg?

Omdat je begint zonder te weten waar je eindigt. Je zoekt tijdens het praten naar je punt en dat hoor je. Wie eerst de volgorde kiest en dan begint, praat vanzelf korter, zonder dat het kortaf wordt.