Vijf minuten in het MT: hoe je die niet verspilt

Je staat op de agenda van het MT. Vijf minuten, tussen twee andere punten.

Je hebt er twee avonden aan gewerkt. En als je eruit loopt, weet je dat je bij minuut vier pas toekwam aan wat je eigenlijk kwam vertellen.

Dat is geen kwestie van zenuwen. Het is een keuze die je aan het begin maakte zonder het te merken.

En het is de meest voorkomende. Ik zie het bij mensen die inhoudelijk ver boven de rest van de kamer uitsteken.

Waarom je aanloop je tijd opeet

Je begint bij de achtergrond, want zonder context klopt het verhaal niet. Eerst hoe het ontstond, dan wat er sindsdien gebeurde, dan waar we nu staan. En dan pas de vraag.

Voor jou is dat de logische volgorde, want jij hebt het zo meegemaakt. Voor het verwoorden ervan is het de verkeerde.

Voor de mensen tegenover je werkt het anders. Zij zitten in een overleg met een volle agenda en weten niet waar jij heen gaat. Ze wachten tot duidelijk wordt wat er van hen gevraagd wordt. Zolang dat niet duidelijk is kunnen ze niet meedenken, alleen wachten.

En terwijl ze wachten, tikt jouw tijd door.

Begin bij het besluit dat je wilt

De ommekeer zit in één vraag die je jezelf stelt voordat je begint. Wat wil ik dat er na deze vijf minuten gebeurt?

Niet "ik wil ze bijpraten". Wel: ik wil dat we vandaag beslissen dat we doorgaan. Of: ik wil dat iemand eigenaar wordt. Of: ik wil dat dit volgende maand op de agenda staat, met budget erbij.

Als je dat weet, weet je ook je eerste zin. Die zin is het besluit, niet de aanleiding.

"Ik wil jullie vragen om vandaag te besluiten of we doorgaan met X. Er zijn drie dingen die je daarvoor moet weten."

Dat zijn twee zinnen en ze doen twee dingen. Iedereen weet wat er gevraagd wordt. En iedereen weet hoe lang het duurt.

De achtergrond verdwijnt niet. Die verhuist naar de plek waar hij nodig is of naar het antwoord op een vraag.

Drie punten, niet zeven

Als je eenmaal weet wat je wilt, wordt de rest een selectie.

Kies drie punten. Drie passen in vijf minuten en je kunt ze alle drie afmaken. Bij zeven raakt je publiek de tel kwijt en kiest het zelf wat er blijft hangen.

Noem ze vooraf. "Drie dingen: wat het kost, wat het oplevert en wat er misgaat als we wachten." Nu kan iedereen meetellen en dat maakt luisteren makkelijker.

Er zit nog een voordeel aan dat je pas merkt als je het doet. Wie zijn drie punten hardop heeft aangekondigd, gaat er zelf ook niet meer vanaf dwalen.

Behandel ze in die volgorde. Als je halverwege iets anders bedenkt, laat het staan tot het eind.

Vat ze aan het slot samen in één zin, met je vraag erachteraan. Dat is het moment waarop een besluit valt of niet.

Wat je doet als ze je onderbreken

In een MT word je onderbroken. Dat hoort erbij en het betekent meestal dat iemand meedenkt.

Waar het misgaat is dat mensen na een onderbreking hun draad kwijt zijn. Ze beginnen dan opnieuw bij de aanloop. Twee minuten verder en je staat op dezelfde plek.

Wat wel werkt: beantwoord de vraag kort en zeg daarna hardop waar je was. "Dat is punt drie, daar kom ik zo op. Ik was bij wat het oplevert."

Dat klinkt bijna te simpel. In de praktijk scheelt het vijf minuten die ergens toe leiden of vijf minuten die opgaan aan het terugvinden van je verhaal.

Wat er verandert als je dit doet

Je wint geen tijd, want je krijgt nog steeds vijf minuten.

Wat verandert is wat er in die vijf minuten gebeurt. Het gesprek begint bij de vraag in plaats van erbij uit te komen. En als je onderbroken wordt, gaat de discussie over de inhoud. Niet over wat je nou eigenlijk bedoelt.

Dit is te oefenen. In het open programma is 80% van de twee dagen oefenen en dit is een van de dingen waarmee je oefent: kiezen wat je zegt voordat je begint. Lees ook hoe je omgaat met lastige vragen. Meer artikelen over verwoorden in overleggen staan in de kennisbank. Wil je eerst weten waar de methodiek vandaan komt, lees dan wat Think on Your Feet® is.

Veelgestelde vragen

Hoe pitch je een voorstel aan de directie?

Begin bij het besluit dat je wilt, niet bij de aanleiding. Zeg in je eerste zin wat je van ze vraagt en hoeveel punten er volgen. Behandel daarna drie punten in de aangekondigde volgorde en sluit af met de vraag. De achtergrond bewaar je voor als iemand ernaar vraagt.

Hoeveel punten kun je in vijf minuten kwijt?

Drie. Dat past in de tijd en je kunt ze alle drie afmaken. Noem ze vooraf, zodat je publiek kan meetellen. Bij meer punten kiest je publiek zelf wat er blijft hangen. Dat is zelden dezelfde selectie als die van jou.

Wat doe je als je onderbroken wordt?

Beantwoord de vraag kort en zeg daarna hardop waar je gebleven was. Eén zin en je begint niet opnieuw bij de aanloop. Hoort de vraag bij een punt dat nog komt, zeg dat dan: "Dat is punt drie, daar kom ik zo op."

Stel je je vraag aan het begin of aan het eind?

Allebei. Aan het begin zodat iedereen weet wat er van hem gevraagd wordt en waar hij naar moet luisteren. Aan het eind omdat daar het besluit valt. Dat voelt als herhalen, maar dat is het niet: de eerste keer is het een aankondiging, de tweede keer een verzoek. Wie zijn vraag alleen aan het eind stelt, merkt vaak dat de tijd op is voordat hij eraan toekomt.

Moet ik slides maken voor vijf minuten?

Zelden. Slides kosten tijd om te tonen en ze verleiden je bovendien om alles te vertellen wat erop staat. Wil je iets visueel maken, kies dan één beeld of één getal. Je verhaal moet ook staan als de beamer het niet doet.