Wat moet de ander hierna kunnen doen?

Je hebt het uitgelegd. In het team landde het en in het overleg erna niet. Dezelfde inhoud, dezelfde persoon, twee keer een ander resultaat.

Wat verschilde was wat er daarna met die uitleg moest gebeuren.

Elke uitleg gaat ergens heen. Iemand moet er daarna iets mee kunnen. Een besluit nemen, het werk overnemen of alleen weten dat het goedkomt. Die drie vragen om drie verschillende uitleggen van dezelfde inhoud.

Waarom complexe informatie uitleggen in de wandelgang wel lukt

Kijk eerst naar de situatie waarin het meestal wel goed gaat.

In de wandelgang vraagt iemand waarom die migratie is uitgelopen. Je antwoordt in twee zinnen en hij begrijpt het. Geen voorbereiding, geen slides, geen moeite.

Daar zit de bestemming in de vraag. Hij vraagt iets concreets, dus je weet meteen wat hij ermee moet. Je kiest zonder erbij na te denken.

In een overleg valt die aanwijzing weg. Er zit een agendapunt met jouw naam erachter en verder niets. Dus vertel je voor de zekerheid alles. Zo ontstaat een uitleg zonder bestemming.

Drie bestemmingen die je uit elkaar moet houden

Iemand moet een besluit nemen. Je manager wil weten wat je voorstelt. En wat er gebeurt als hij het niet doet. Met drie dingen komt hij meestal verder dan met twaalf. De afweging die jij hebt gemaakt komt pas als hij doorvraagt.

Iemand moet het werk overnemen. Je collega heeft precies nodig wat je manager niet hoeft te weten. De uitzonderingen, de plek waar het eerder misging en het commando dat je zelf ook steeds opzoekt. Hier is volledigheid wel het punt.

Iemand moet vertrouwen houden. De product owner of de klant hoeft de architectuur niet te snappen. Hij wil weten of het onder controle is. En wanneer hij weer iets hoort, zodat hij intussen weet wat hij tegen anderen zegt.

Dezelfde uitleg over een uitgelopen migratie, drie keer een ander verhaal. Wie in het teamoverleg hetzelfde vertelt als in het MT, doet er waarschijnlijk één van de twee tekort.

De vraag die de keuze maakt

Vaak krijg je geen tijd om erover na te denken. Iemand vraagt midden in het overleg om een toelichting en je antwoordt zonder voorbereiding. Dan heb je één vraag nodig: wat moet deze persoon hierna kunnen doen?

Meer heb je niet nodig. Het antwoord bepaalt wat er in je uitleg hoort en het bepaalt vooral wat eruit kan. Alles wat niet bijdraagt aan wat de ander hierna gaat doen, hoort in dit gesprek niet thuis. Het staat op de verkeerde plek.

Dat maakt weglaten iets anders dan afraffelen. Je verplaatst het naar het gesprek waar het wel iets doet.

Een uitleg kan goed zijn en toch bij de verkeerde bestemming worden afgeleverd.

Je schakelt al vaker dan je denkt

Als je in IT of engineering werkt, kies je de bestemming van je uitleg waarschijnlijk al. Alleen niet bewust en misschien niet overal.

Een commitmessage schrijf je anders dan een bericht in het incidentkanaal. Een ticket vul je anders in dan een mail naar een leverancier. Niemand noemt dat inconsistent.

Bij gesproken uitleg ligt die bestemming niet vast. Daar valt het schakelen makkelijk weg. Misschien herken je het: één versie voor drie soorten gesprekken, meestal de versie voor een collega. Compleet, precies en op de verkeerde plek.

Wat je in je schriftelijke werk vanzelf doet, moet je hier één keer hardop kiezen.

Wat er gebeurt als je de verkeerde bestemming kiest

Het gaat zelden spectaculair mis. Het gaat traag.

Geef je je manager de volledige overdrachtsversie, dan is de kans groot dat hij geen besluit neemt. Hij vraagt of je het nog even op papier zet. Of je hoort de zin waarmee een Nederlands overleg een besluit begraaft: we nemen het mee. Het is verleidelijk om het op de complexiteit van het onderwerp te houden. Het lag aan de bestemming.

Geef je je collega de korte besluitversie, dan lijkt de overdracht kort en helder. Twee weken later staat hij om half zes bij het ene randgeval dat jij eruit had gelaten.

En geef je de business de volledige versie, dan hoort die vooral hoeveel er mis kan gaan. Je bedoelde zorgvuldig te zijn. Wat overkwam was onrust.

Als je de bestemming niet weet, vraag hem

Soms weet je het echt niet. Er staat een agendapunt en je hebt geen idee wat ze ermee willen.

Dan vraag je het. Dat kan in één zin voordat je begint. Willen jullie hier vandaag een besluit over nemen? Of is dit ter informatie? Op die vraag komt meestal antwoord en dat antwoord bepaalt een groot deel van wat je daarna zegt.

Het kan ongemakkelijk voelen om dat te vragen. Het is een stuk minder ongemakkelijk dan een kwartier praten voor een tafel die iets anders wilde.

Wat het je oplevert

Één ding dat je mogelijk gaat merken als je per gesprek de bestemming kiest. Het is niet het ding waarop je hoopte.

Het zou kunnen dat je vaker tegenspraak krijgt op je inhoud. Dat voelt zelden als winst. Toch is het beter dan een besluit waar je niet bij was.

Wat ik je niet kan beloven is dat het sneller gaat. Het gesprek wordt niet korter. Het kan wel over jouw punt gaan.

Waar je dit oefent

Wie je iets vertelt bepaalt wat je vertelt. Dat is te oefenen en dat gaat het snelst met je eigen situaties.

In het open programma van Think on Your Feet® is 80 procent van de twee dagen oefenen. Je oefent met precies dat deel: antwoorden zonder voorbereiding. Het materiaal is de uitleg die je volgende week echt moet geven. Gaat het je vooral om de lengte van je verhaal, lees dan eerst te lang van stof.

Veelgestelde vragen

Hoe leg je complexe informatie simpel uit?

Bepaal eerst wat je luisteraar hierna moet kunnen doen. Een besluit nemen vraagt om andere informatie dan het werk overnemen. Wie alleen vertrouwen moet houden heeft de technische details helemaal niet nodig. Wat aan die volgende stap niet bijdraagt, hoort in dit gesprek niet thuis en kan dus weg.

Word ik niet oppervlakkig als ik dingen weglaat?

Dat is een begrijpelijke vrees en wat je weglaat is niet weg. In de vragenronde komen je uitzonderingen alsnog aan bod en daar doen ze wel iets. Je zet ze later in, op de plek waar ze het verschil maken voor wie ernaar vraagt.

Waarom lukt het in de wandelgang wel en in een overleg niet?

In de wandelgang vraagt iemand iets concreets en antwoord je in twee zinnen. In een overleg staat alleen een agendapunt met je naam erachter en vertel je voor de zekerheid alles. De inhoud is in beide gevallen dezelfde. Het verschil zit in de vraag die eraan voorafgaat.

Moet ik dan drie keer hetzelfde voorbereiden?

Nee. De inhoud blijft dezelfde, alleen de selectie verschilt per gesprek. Die keuze maak je vaak pas op het moment zelf, als iemand je onverwacht om uitleg vraagt. Dat kiezen vraagt weinig tijd. Wat je er mogelijk mee wint, is dat je achteraf minder hoeft recht te zetten.