Te lang van stof? Zo leer je kort en bondig communiceren zonder je vakkennis te verliezen

Je krijgt vijf minuten in het MT-overleg voor je projectupdate. Je begint bij de aanleiding, want zonder context begrijpt niemand het echte verhaal. Na twee minuten zie je de eerste blik naar een telefoon gaan. Na vier minuten onderbreekt de voorzitter je: "en wat is nu je punt?" Het punt had je nog niet eens aangeraakt.

Wie dit herkent, heeft er meestal al een oordeel over klaarliggen: ik ben nu eenmaal langdradig. Maar te lang van stof zijn is geen karaktertrek en het is al helemaal geen gebrek aan kennis. Het is bijna altijd het omgekeerde.

Wat is kort en bondig communiceren?

Kort en bondig communiceren is je boodschap zo ordenen dat de kern als eerste komt. Elk detail dat je daarna toevoegt versterkt die kern. Je hoeft er niet minder voor te weten en ook niet minder te zeggen. Je scheidt hoofd- en bijzaken op het moment dat je spreekt.

Waarom juist experts uitweiden

De meeste adviezen over to the point komen gaan over lastige gesprekken: hoe breng je slecht nieuws, hoe geef je kritische feedback. Maar de plek waar de meeste woorden verloren gaan is veel alledaagser. De statusupdate, de toelichting op je analyse, het antwoord op een inhoudelijke vraag, het functioneringsgesprek waarin je je oordeel moet onderbouwen.

Daar gaat het mis om drie redenen die stuk voor stuk sympathiek zijn. Enthousiasme, om te beginnen: je vindt je vak interessant, dus alles voelt relevant. Dan volledigheid, want je wilt niet dat iemand je later kan verwijten dat je iets hebt weggelaten. En het derde is chronologie: je vertelt het verhaal zoals je het zelf hebt meegemaakt, van aanleiding naar conclusie. Je luisteraar heeft precies de omgekeerde volgorde nodig.

In onze eigen webinars komt te lang van stof steeds terug als het knelpunt dat deelnemers bij zichzelf herkennen, eerder dan dichtklappen of de kern niet raken. Die zalen zijn geen doorsnede van Nederland, want mensen schrijven zich in voor precies dit onderwerp. En het is het knelpunt waar het minste bruikbaars over geschreven is.

Het voornemen dat halverwege sneuvelt

Het wrange is dat vrijwel iedereen die te lang van stof is, dat van zichzelf wéét. Je neemt je vooraf voor om het kort te houden en halverwege hoor je jezelf tóch uitweiden. Het voornemen is er, de rem ontbreekt.

Dat komt doordat "houd het kort" geen instructie is waar je brein iets mee kan op het moment zelf. Het zegt wat je moet laten en niet wat je in de plaats daarvan doet. Zolang je geen ordening hebt om op terug te vallen, vult je expertise de ruimte. Expertise heeft altijd meer te melden dan de tijd toelaat.

Bondig is niet kortaf

Er zit een misverstand onder de weerstand tegen kort en bondig: dat het onbeleefd zou zijn of dat je aan zorgvuldigheid inlevert. Wie lang praat, laat de luisteraar het sorteerwerk doen. Wie kort en helder praat, heeft dat werk zelf al gedaan. Bondigheid is een vorm van respect voor de tijd en de aandacht van de ander.

En je vakkennis raak je er niet mee kwijt. De details verdwijnen niet, ze verhuizen. Ze komen aan bod zodra iemand ernaar vraagt. Dat is precies het moment waarop ze landen, omdat er dan iemand op zit te wachten.

Waarom dit geen presentatieprobleem is

Er bestaat veel training voor het moment dat je het podium op gaat. Slides, opbouw, houding, stemgebruik. Dat is nuttig en het raakt dit probleem niet.

Op het podium ben je zelden te lang van stof, want daar heb je je verhaal voorbereid en weet je waar je heen gaat. Je bent te lang van stof in de vijf minuten die je in het overleg krijgt. Bij de vraag die iemand tussendoor stelt. In de update die je om twee uur gevraagd wordt en om twee uur geeft. Op die momenten komt er geen voorbereiding aan te pas.

Het is ook geen kwestie van zelfvertrouwen. Wie te lang van stof is, twijfelt zelden aan zijn onderwerp. Hij heeft er juist te veel over te zeggen.

Wat er wél werkt: ordenen in het moment

Mensen die kort en bondig overkomen doen iets wat te leren valt. Ze kiezen hun drie punten voordat ze beginnen te praten en ze bewaren de rest voor de vragen.

Wie zichzelf hoort zeggen hoeveel punten hij heeft, weet ook wanneer hij klaar is. Dat is de rem die "houd het kort" nooit is geweest.

Dat kiezen is wat je bij Think on Your Feet® traint. Tien formules die je in seconden een ordening geven, ook als de vraag onverwacht komt. Twee dagen lang. Vier vijfde van de tijd oefen je met je eigen werksituaties.

Wat er verandert

Je update duurt twee minuten in plaats van tien. De tijd die overblijft gaat naar de vragen die er echt toe doen. Je luisteraar haakt aan vanaf je eerste zin, omdat hij weet waar je heen gaat. En dat oordeel over jezelf, ik ben nu eenmaal langdradig, blijkt gewoon een vaardigheid die nog niet getraind was.

Wat ik er niet bij lever is bewijs in cijfers. De eerste Nederlandse trainingen zijn net geweest.

Pak je eerstvolgende update erbij. Schrijf op in welke drie delen hij uiteenvalt, voordat je de vergadering in loopt. Dat kost je twee minuten.

Veelgestelde vragen

Hoe leer je snel to the point komen?

To the point komen begint voordat je je mond opendoet: kies je kernboodschap en spreek die als eerste uit. Laat de details weg tot iemand ernaar vraagt. Wie vooraf kiest in hoeveel delen zijn antwoord uiteenvalt, weet ook wanneer hij klaar is. Die volgorde is te trainen en werkt ook bij onverwachte vragen.

Waarom ben ik te lang van stof?

Te lang van stof zijn komt zelden door een gebrek aan focus en bijna altijd door expertise: enthousiasme, de wens om volledig te zijn en chronologisch vertellen. Zonder een ordening in het moment vult je vakkennis de beschikbare tijd. Het is een vaardigheidskwestie en geen karaktertrek.

Is kort en bondig communiceren niet onbeleefd?

Nee, het is juist een vorm van respect. Wie lang praat, laat de luisteraar zelf hoofd- en bijzaken sorteren. Wie bondig praat, heeft dat werk al gedaan. Details verdwijnen niet, ze komen aan bod zodra iemand ernaar vraagt, precies wanneer ze het beste landen.

Helpt een presentatietraining hiertegen?

Voor het voorbereide moment wel. Alleen zit je langdradigheid daar zelden: die zit in de update die je ter plekke geeft en in de vraag die tussendoor komt. Dat deel bereid je per definitie niet voor, dus daar helpt een betere opbouw van je slides je niet.