De 95%-regel: waarom je traint voor 5% van je communicatie

De 95%-regel is een manier van kijken naar je werkdag. Het overgrote deel van wat je verwoordt is onvoorbereid. Vrijwel al het trainingsbudget gaat naar het kleine deel dat je wel kon voorbereiden.

Je staat bij de koffieautomaat en je directeur loopt langs. "Zeg, hoe staat je project er eigenlijk voor?" Je hebt dertig seconden, geen slides en geen voorbereiding. Wat je nu zegt telt zwaarder dan de presentatie waar je vorige week drie avonden aan werkte.

Dat moment is de regel en niet de uitzondering. Het gebeurt in de vergadering waarin iemand ineens jouw kant op kijkt. Bij de klant die iets vraagt dat niet in je voorstel staat. In het functioneringsgesprek dat een andere kant op gaat dan je had voorbereid. Je werkdag zit vol met momenten waarop je iets moet zeggen zonder dat je je kon voorbereiden.

Waar het trainingsbudget naartoe gaat

Vraag in een willekeurige organisatie waar het communicatiebudget heen gaat en het antwoord is bijna altijd hetzelfde: presentatietraining. Slides, houding, stemgebruik, het podium. Dat is nuttig, maar het bereidt je voor op precies het deel dat je toch al kon voorbereiden. Het onvoorbereide moment staat op geen enkele agenda. Er is dus ook nooit een vanzelfsprekend moment om ervoor te oefenen.

Noem het de 95%-regel. Vijf procent van je communicatie bereid je voor. De andere 95% overkomt je. Juist daar wordt bepaald hoe je gezien wordt.

Die verdeling is geen meting en ze hoeft het ook niet te zijn. Vrijwel iedereen die hem hoort herkent hem binnen een seconde. Dat is precies waarom hij werkt.

Reken het na voor je eigen week. Hoeveel van wat je gisteren zei, had je van tevoren kunnen voorbereiden?

Twee manieren waarop het misgaat

Als het onvoorbereide moment komt, gaat het op twee manieren mis. Vrijwel iedereen herkent zichzelf in een van beide.

De eerste is dichtklappen. Je weet het antwoord en je kent je vak, maar op het moment dat iedereen naar je kijkt komt het er niet uit. Na afloop, op de gang of in de auto, weet je precies wat je had moeten zeggen.

De tweede is doorratelen. Je begint wel te praten, maar zonder lijn. Je hoort jezelf uitweiden, je ziet de aandacht wegzakken en halverwege ben je zelf de kern kwijt.

Twee tegengestelde reacties met hetzelfde probleem eronder. Het gat tussen wat je weet en wat eruit komt, precies op het moment dat het telt. Je beheerst je vak prima. Je hebt alleen geen houvast om je gedachten in het moment te ordenen.

Vaardigheid, geen karaktertrek

De hardnekkigste misvatting over spontaan verwoorden is dat het een talent is. Sommige mensen hebben het en de rest moet het ermee doen. Wie dat gelooft hoeft er niets aan te doen, want aan talent valt weinig te trainen.

Alleen klopt het niet. Mensen die sterk reageren op een onverwachte vraag doen iets wat te leren valt. Ze grijpen naar een structuur die ze al kennen. Ze ordenen hun antwoord in drie punten voordat ze beginnen. Juist die houvast haalt de spanning eruit, want je weet bij je eerste woord al waar je derde ligt.

Dat is wat Think on Your Feet® traint. Tien formules waarmee je in seconden een volgorde kiest, ook als de vraag onverwacht komt. Twee dagen lang. Vier vijfde van de tijd oefen je met situaties uit je eigen werk.

Wat er verandert als je de 95% traint

Je merkt het op plekken waar geen presentatie aan te pas komt.

Je statusupdate duurt twee minuten in plaats van tien. Op een kritische vraag geef je een antwoord van drie zinnen in plaats van drie minuten. In een overleg dat ineens een andere kant op gaat, weet je wat je als eerste zegt. En bij de koffieautomaat vertel je in dertig seconden waar je project staat. Zonder dat je een uur later bedenkt hoe je het had moeten zeggen.

Wat je daarmee wint is geen welsprekendheid. Het is dat je vakkennis er ook uit komt op het moment dat iemand ernaar vraagt. Dat scheelt herhaalde uitleg, tweede afspraken en besluiten die een week later opnieuw op de agenda staan.

Kijk je eigen week eens terug. Tel de momenten waarop iemand je iets vroeg waar je je niet op had voorbereid. Wat je daar overhoudt, is het deel waarvoor je nooit getraind bent.

Veelgestelde vragen

Wat is de 95%-regel in communicatie?

De 95%-regel stelt dat het overgrote deel van je zakelijke communicatie onvoorbereid gebeurt, in vergaderingen, onverwachte vragen en snelle updates, terwijl vrijwel al het trainingsbudget naar het voorbereide deel gaat. Het is een manier van kijken naar je werkdag en geen meting.

Hoeveel van onze werkcommunicatie is onvoorbereid?

Dat laat zich niet exact meten en dat is ook niet nodig. Tel zelf een week lang de momenten waarop iemand je iets vroeg waar je je niet op had voorbereid. Zet daar de presentaties naast die je die week gaf. De verhouding die je overhoudt verrast bijna iedereen.

Kun je leren om spontaan helder te verwoorden?

Ja. Spontaan helder verwoorden is een vaardigheid en geen talent. Wie een vaste manier heeft om gedachten in het moment te ordenen, komt ook zonder voorbereiding tot een helder antwoord. Dat is trainbaar met de formules van Think on Your Feet®, waarbij vier vijfde van de training bestaat uit oefenen met je eigen werksituaties.