Hoeveel vergader jij eigenlijk? Niemand die het weet

Ik wilde een artikel over vergadertechnieken voor professionals beginnen zoals iedereen dat doet. Met een getal. Zoveel uur per week zit de Nederlandse professional in overleg. Daarna de rest van het stuk.

Dus zocht ik het op. En toen nog een keer, want de eerste uitkomst leek een vergissing.

Het getal bestaat niet. Elke bron die eronder ligt, valt bij natrekken uit elkaar. Hieronder staat wat ik vond, in de volgorde waarin ik het vond.

Waar komt het cijfer van 7,47 uur vandaan?

Uit "The State of Business Communication", een onderzoek van Grammarly met The Harris Poll uit 2022. Het staat er letterlijk in. Alleen gaat het niet over vergaderen.

Het veldwerk liep in oktober 2021. De steekproef bestond uit 1.001 kenniswerkers en 251 leidinggevenden, allemaal in de Verenigde Staten.

De zin die je zoekt gaat zo. Leidinggevenden schatten dat het team 7,47 uur per week verliest door slechte communicatie. Schriftelijk en mondeling, alles bij elkaar.

Er is dus niets gemeten. Er is aan 251 managers gevraagd hoeveel tijd zij denken dat anderen verliezen. De kenniswerkers zelf is die vraag niet gesteld.

Daar komt bij dat het een panel is zonder kanssteekproef. De onderzoekers melden er zelf bij dat er geen foutmarge te berekenen is. En Grammarly, de opdrachtgever, verkoopt schrijfsoftware.

Wie dat getal vandaag als vergadertijd opvoert, doet drie dingen tegelijk fout. Verkeerd onderwerp, een schatting die als meting wordt gepresenteerd en veldwerk van vijf jaar oud.

Wat is er mis met de andere cijfers die rondgaan?

Ze komen bijna allemaal van partijen die vergaderen willen oplossen. En een deel spreekt zichzelf tegen binnen dezelfde publicatie.

Neem het Britse bedrag dat als "ruim 7.000 pond per medewerker per jaar" rondgaat. Het komt uit een onderzoek van Vanson Bourne uit 2019, in opdracht van Mitel. Ondervraagd: 2.500 professionals in vijf landen, waaronder het Verenigd Koninkrijk. Computer Weekly meldde het op 3 december 2019: 7.500 pond in de kop, 7.675 pond in de tekst. De navertelling maakte er 7.000 van. Drie getallen voor hetzelfde cijfer. En het gaat over tijdverlies door gebrekkige communicatiemiddelen, dus ook hier niet over vergaderen. Mitel verkoopt precies die middelen.

En de klassieker: 71 procent zou vergaderingen onproductief vinden. Dat cijfer heeft wel een bron. Het komt uit een enquête onder 182 senior managers, gepubliceerd in Harvard Business Review in 2017. Amerikaans, klein en inmiddels negen jaar oud. Wie het daarna citeerde, citeerde elkaar.

Er is één toetsvraag die bijna al deze cijfers wegstreept. Verkoopt de bron iets dat dit probleem oplost? Dan is het geen bewijs maar een advertentie.

Meet het CBS hoeveel Nederlanders vergaderen?

Nee. Ik heb er geen cijfer over gevonden en ik heb ernaar gezocht.

Het CBS publiceert arbeidsduur, dus hoeveel uur je werkt. Wat je in die uren doet, blijft buiten beeld. In de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van TNO en CBS heb ik geen vraag over vergaderen gevonden. Bij Effectory en I&O Research evenmin.

Dit is een saaie uitkomst, maar wel de belangrijkste van dit artikel. Wie jou een Nederlands cijfer voorhoudt, heeft dat ergens vandaan gehaald waar het niet staat.

Eén route heb ik niet afgelopen: het tijdsbestedingsonderzoek van het Sociaal en Cultureel Planbureau. Komt er ooit een Nederlands cijfer, dan vermoed ik dat het daarvandaan komt.

Welk cijfer houdt dan wel stand?

Eén, maar het is Amerikaans en twintig jaar oud. Rogelberg, Leach, Warr en Burnfield publiceerden het in 2006 in Journal of Applied Psychology 91(1).

Twee steekproeven onder Amerikaanse voltijdwerknemers, van 676 en 304 mensen. Gemiddeld 5,60 uur per week in vergaderingen. Peer reviewed, met een echte steekproef. Er zit geen leverancier achter.

Ik zet dat cijfer hier neer met de twee beperkingen erbij. Het is Amerikaans en het is oud. Een vers ogend getal leest prettiger. Dit cijfer is na te kijken.

Eén ding valt op aan die 5,60 uur. Het ligt ver onder de getallen die ik bij leveranciers van vergadersoftware tegenkwam. Dat verschil zegt in mijn ogen meer over de leveranciers dan over de vergaderingen.

Hoe reken je je eigen vergadertijd uit?

Open je agenda van vorige week en tel de uren waarin je met anderen aan tafel zat. Het kost je tien minuten en het levert een getal op dat van jou is.

1. Neem de week die achter je ligt, hoe die er ook uitzag.
2. Tel elk blok waar meer dan twee mensen bij waren.
3. Tel de blokken van een kwartier mee. Die vallen makkelijk buiten de telling en ze tellen wel op in je week.
4. Tel erbij op wat niet in je agenda stond. De vijf minuten aan iemands bureau die twintig werden.
5. Herhaal het drie weken. Eén week is een toevalstreffer.

Wat er dan uit komt, weet ik niet. Precies dat is het punt van dit artikel. Het getal hangt af van je functie, je organisatie en de fase waarin je project zit. Een projectleider en een specialist tellen niet hetzelfde.

Maar je hebt na drie weken wel iets wat geen enkel artikel je kan geven. Een cijfer dat van jou is en dat je kunt onderbouwen als iemand ernaar vraagt.

Wat is een betere vraag dan het aantal uren?

Wat er in die uren met jouw ideeën gebeurt. Het aantal uren zegt niets over wat je eruit haalt.

Zet je getal daarom in twee kolommen. Links de uren waarin je vooral luisterde. Rechts de uren waarin er iets van jou werd verwacht. Een update, een standpunt, een antwoord op een vraag die je niet zag aankomen.

Kijk of die rechterkolom bij jou de kortste van de twee is. Misschien is het ook de kolom waarin jouw jaar wordt beslist.

Die tweede kolom is ook van je organisatie. Een uur waarin je meeluisterde, kost het team een uur. Een uur waarin je voorstel het niet haalde, kost het team het voorstel. Dat verschil staat op geen enkele urenstaat. Het zou kunnen dat ook jouw organisatie het nergens bijhoudt.

Misschien herken je het overleg waarin jouw voorstel het niet haalde terwijl je inhoudelijk gelijk had. Of de vraag die je pas onder de douche goed beantwoordde. Beide draaien om verwoorden wat je denkt op het moment dat het telt.

Daar gaat Think on Your Feet® over: antwoorden zonder voorbereiding. Je leert je gedachten ordenen terwijl je al verwoordt wat je bedoelt. Dat scheelt als het erop aankomt. In de stukken hierna kijk ik naar die momenten zelf. Hoe een besluit valt, wie er invloed krijgt en wat de lastige vraag met je doet.

Wil je nu al weten waarom goede ideeën het in een overleg verliezen van minder goede? Download het whitepaper Het beste idee wint niet altijd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel uur per week vergaderen Nederlanders gemiddeld?

Voor zover ik heb kunnen nagaan is het in Nederland niet gemeten. Bij het CBS, TNO, Effectory en I&O Research heb ik geen cijfers over vergadertijd gevonden. De getallen die je tegenkomt komen uit Amerikaans of Brits onderzoek. Vaak van een leverancier die er zelf iets bij te verkopen heeft. Reken het daarom uit voor je eigen agenda.

Klopt het cijfer van 7,47 uur per week?

Het getal bestaat, alleen gaat het niet over vergaderen. Het komt uit "The State of Business Communication" van Grammarly en The Harris Poll uit 2022. Het is een schatting van 251 Amerikaanse leidinggevenden over tijdverlies door slechte communicatie in het algemeen. Er is niets gemeten en de kenniswerkers zelf is het niet gevraagd.

Is er dan helemaal geen bruikbaar onderzoek naar vergadertijd?

Eén studie houdt stand: Rogelberg, Leach, Warr en Burnfield, 2006, in Journal of Applied Psychology 91(1). Gemiddeld 5,60 uur per week, gemeten in twee steekproeven van 676 en 304 Amerikaanse voltijdwerknemers. Peer reviewed en zonder leverancier erachter, maar wel Amerikaans en twintig jaar oud.

Wat vind ik als ik zoek op vergaderen en beter overleggen?

Vooral lijstjes met vergaderregels en een openingscijfer dat niet klopt. Zelden gaat het over het moment waarop je zelf iets moet verwoorden zonder voorbereiding. Dat is vaak het moment waarop het besluit valt. Daar wordt in een overleg veel gewonnen of verloren.