Je begon met uitleggen en eindigde met toegeven

In een webinar beschreef iemand wat er gebeurt als ze onverwacht iets moet uitleggen. "Iemand vraagt: kun jij even kort vertellen hoe dat zit? En dan begint mijn brein al te kraken. Ik raak even stil, of ik begin te ratelen."

Dat zijn de twee bekendste manieren waarop een antwoord misgaat. Je klapt dicht of je praat door. Er is een derde. Die is lastiger te merken. Je praat door en ergens onderweg geef je iets weg.

Het moment waarop het eruit komt

Je zit in het overleg. Een collega van een andere afdeling kijkt je aan. "Waarom duurt dat bij jullie eigenlijk altijd zo lang?"

Je weet het antwoord. De aanvragen komen onvolledig binnen en dan moet je eerst terugvragen wat er ontbreekt. Dat zeg je ook.

Alleen stop je daar niet. Je legt uit hoe het terugvragen gaat en hoe lang dat duurt. Je vertelt over die ene aanvraag van vorige maand. En dan hoor je jezelf zeggen: "Al hebben we het intern ook niet altijd goed geregeld."

Het is eruit. De voorzitter schrijft iets op. Over de onvolledige aanvragen heeft niemand het meer.

Waarom het toegeven bijna altijd achteraan zit

Kijk waar die zin stond. Je antwoord was af na twee zinnen. Alles daarna was verdediging.

Verdedigen voelt als uitleggen, alleen met een ander doel. Je wilt dat de ander het begrijpt en je hebt het gevoel dat het nog niet genoeg is. Dus zoek je naar meer. Nuance, een voorbeeld, een eerlijke kanttekening. Die kanttekening voelt op dat moment als redelijkheid. Aan tafel klinkt ze als een bekentenis.

Misschien herken je het. Het antwoord is goed. Alleen geeft de laatste zin iets weg dat je nooit wilde zeggen.

Dat maakt het anders dan doorratelen. Wie doorratelt, verliest de aandacht van de tafel. Wie doorpraat tot hij iets toegeeft, verliest een positie. Een toegeving die je bewust kiest, is iets anders. Die zeg je omdat je hem wilt doen, meteen en als eerste.

Wat die ene zin kost, jou en het overleg

Voor jou blijft de zin hangen. Het volgende overleg gaat over doorlooptijden. Iemand zegt: "Jullie gaven zelf al aan dat het intern niet goed geregeld is." Je eigen woorden worden het vertrekpunt en jij moet ze nuanceren.

Voor het overleg verschuift het probleem. In de notulen staat nu een actiepunt bij jouw afdeling. De onvolledige aanvragen, waar het echt aan lag, staan er niet in. Over een maand duurt het nog even lang en dan wordt jouw actiepunt besproken.

In de verdediging schieten: waar je stopt

Het gangbare advies bij kritiek is rustig blijven en niet in de verdediging schieten. Dat is lastig als je gewoon een antwoord geeft op een vraag. Uitleggen is niet verkeerd. Het wordt pas een probleem als je niet merkt wanneer je antwoord af is.

Je antwoord is af als je punt gezegd is. "De aanvragen komen onvolledig binnen. Daardoor moeten we eerst terugvragen wat er ontbreekt." Daarna stop je.

De stilte na zo'n antwoord voelt langer dan hij is. Laat hem staan. Wil de ander meer weten, dan vraagt hij het. Dan antwoord je op een vraag die hij echt stelde.

Hoe je een lastige vraag opvangt voordat je begint, staat in omgaan met lastige vragen. Dit stuk gaat over het einde van je antwoord.

Dit moment kun je niet voorbereiden

Stoppen lukt pas als je weet wat je punt is. Dat kies je in de seconden tussen de vraag en je eerste woord. Welke vraag er komt, weet je vooraf niet. Van wie ook niet. In Think on Your Feet® oefen je met precies dat deel: antwoorden zonder voorbereiding.

Wil je eerst ervaren hoe dat voelt, kom dan naar het gratis webinar. In een uur oefen je met situaties uit je eigen werk. Je merkt wat er gebeurt als je antwoordt zonder script. Schrijf je in voor het webinar.

Als het er al uit is

Heb je de zin al gezegd, haal hem dan terug in hetzelfde overleg. "Dat laatste was te ruim gezegd. De vertraging zit in de aanvragen." Dat is genoeg. Hoe langer je wacht, hoe vaster hij in de notulen staat.

Volgende week stelt iemand weer een kritische vraag. Je antwoord mag goed zijn. Het mag ook ophouden.

Veelgestelde vragen

Hoe voorkom je dat je in de verdediging schiet bij een kritische vraag?

Door te stoppen zodra je punt gezegd is. De meeste verdediging zit in de zinnen na je antwoord. Je hebt dan het gevoel dat het nog niet genoeg is. Laat de stilte daarna staan. Wil de ander meer weten, dan vraagt hij het zelf.

Waarom geef ik in een overleg dingen toe die ik niet wilde zeggen?

Omdat je doorpraat na je antwoord en onderweg zoekt naar extra steun. Nuance en een eerlijke kanttekening voelen op dat moment redelijk. Aan tafel klinken ze als een bekentenis. Het toegeven zit daarom bijna altijd achteraan, in de zinnen die je er zelf aan toevoegde.

Wat doe je als je al te veel hebt gezegd?

Haal het terug in hetzelfde overleg, kort en zonder uitleg. Zeg dat je laatste opmerking te ruim was en noem waar het echt aan ligt. Hoe eerder je dat doet, hoe kleiner de kans dat het als standpunt in de notulen blijft staan.

Is eerlijk toegeven niet juist goed?

Een toegeving die je bewust kiest, is iets anders dan een toegeving die eruit rolt. De bewuste zeg je omdat je hem wilt doen. De andere komt voort uit doorpraten na een antwoord dat al af was. Wil je iets toegeven, zeg het dan meteen en als eerste.