Zo krijg je een training door de directie

De meeste aanvragen die ik langs zie komen sneuvelen niet op het bedrag. Ze sneuvelen omdat ze te laat op de agenda komen en dan wordt het volgende maand, en volgende maand is er weer iets anders.

Dat is jammer, want degene die de aanvraag doet weet meestal precies waarom het nodig is. Alleen staat dat niet in het voorstel. Wat er staat is een programmabeschrijving en een bedrag.

Hieronder staat wat er wel in hoort. Wil je het voorstel liever kant en klaar doorsturen, dan is de brochure daarvoor gemaakt.

Het geld ligt er vaker wel dan niet

Dit is het eerste dat de meeste aanvragers verkeerd inschatten.

Nederlandse werkgevers geven aan dat ongeveer 55 procent van het beschikbare scholingsbudget daadwerkelijk wordt gebruikt. Van de circa 4 miljard euro die jaarlijks beschikbaar is blijft ruim anderhalf miljard liggen. Het gemiddelde budget per medewerker ligt rond de 700 euro per jaar, met uitschieters van 500 tot 1.500 euro (AWVN, ledenonderzoek Leren en ontwikkelen, december 2023).

Dat is een ledenonderzoek onder werkgevers en geen representatieve steekproef van heel Nederland, dus lees het als een orde van grootte. De richting is duidelijk genoeg: er ligt geld en het wordt niet opgemaakt.

De reden dat het blijft liggen is zelden de portemonnee. Werkgevers noemen werkdruk, onduidelijkheid over wat iemand zou moeten leren en gebrek aan animo. Alle drie zijn het redenen die je in een goed voorstel kunt wegnemen.

Vraag ook waar dat geld precies staat. Naast de centrale pot heeft een afdeling er vaak een en sommige sectoren hebben een eigen fonds. Welke regelingen er zijn en wat er sinds het einde van het STAP-budget nog over is, staat in krijg je een training vergoed door je werkgever.

Waarom aanvragen blijven liggen

Een directie beslist zelden op inhoud. Ze beslissen op de vraag of dit nu moet en of iemand het gaat volgen.

Wat zij zien is een uitgave voor iets waarvan het resultaat pas over een halfjaar zichtbaar wordt, als het al zichtbaar wordt. Daar staat een lijst tegenover met dingen die deze maand af moeten. In die vergelijking verliest een training vrijwel altijd, ook als iedereen het er inhoudelijk mee eens is.

Je wint die vergelijking niet door beter uit te leggen wat de training inhoudt. Dat is de fout die ik het vaakst zie: drie alinea's over het programma en twee regels over waarom.

Wat wel helpt is laten zien dat dit geen randonderwerp is. In het werkgeversonderzoek van UWV, onder bijna 2.800 werkgevers, noemt 30 procent communicatieve vaardigheden een van de belangrijkste kwaliteiten van een medewerker. Daarmee staat het vierde van zeven, boven samenwerken. Vakkennis staat bovenaan met 61 procent.

Dertig procent is geen overweldigende meerderheid en zo moet je het ook niet brengen. Het is wel een Nederlands cijfer van een overheidsuitvoerder die zelf geen trainingen verkoopt, en dat maakt het bruikbaar in een voorstel waar verder vooral meningen in staan.

Begin bij het probleem dat zij al zien

Zoek het moment waarop je directie zelf al iets heeft gemerkt. Dat moment is er bijna altijd.

Vergaderingen die uitlopen zonder besluit. Een projectleider die het MT drie keer moest bijpraten omdat de eerste keer niet landde. Een klantgesprek dat anders liep dan de voorbereiding beloofde. Een functioneringsgesprek dat ontspoorde. Iemand die inhoudelijk sterk is en toch niet wordt gehoord.

Noem dat moment, en noem het concreet. "Het overleg van 12 juni liep uit tot half zes en we hebben het besluit doorgeschoven" doet meer dan "we merken dat onze communicatie beter kan".

Wat je daarmee doet is de aanvraag van jouw wens naar hun waarneming verplaatsen. Je vraagt niet om een training, je stelt voor om iets op te lossen wat zij zelf al hebben gezien.

De drie vragen die je hoe dan ook krijgt

Bereid deze drie voor, want ze komen.

Wat kost het? Noem een totaalbedrag per deelnemer, inclusief alles. Niet een dagtarief en niet een lesgeld waar nog van alles bij komt. Het open programma van Think on Your Feet® kost €1.350 per persoon exclusief btw, voor twee dagen, en dat bedrag is all-in. Voor een eigen groep reken ik het door voor jullie aantal.

Zet er meteen naast wat er in Nederland normaal is. Bedrijven met tien of meer werknemers gaven gemiddeld €1.350 per deelnemer per jaar uit aan bedrijfsopleidingen, exclusief de werkuren die eraan opgaan. Inclusief die uren was het €2.610 (CBS, tabel 81850NED, verslagjaar 2020). Dat is het meest recente cijfer dat er is, want CBS meet dit eens in de vijf jaar en verwacht de volgende cijfers pas in 2027.

Dat je programma en dat jaarbudget op hetzelfde bedrag uitkomen is toeval, en het is wel bruikbaar toeval. Dit is dus geen uitzonderlijke uitgave. Het is ongeveer wat een jaarbudget per deelnemer in Nederland is.

Wat levert het op? Hier gaan de meeste aanvragen mis, want de verleiding is groot om een percentage te noemen. Doe dat niet als je het niet kunt onderbouwen, want de eerste die doorvraagt heeft je te pakken en dan ben je de rest van het gesprek kwijt.

Wat je wel kunt doen is benoemen wat er anders wordt en waaraan je dat zou zien. Kortere updates in het overleg. Vaker een besluit aan het eind in plaats van "we nemen het mee". Minder mails achteraf om te verduidelijken wat er bedoeld werd. Dat zijn dingen die je over drie maanden kunt navragen.

Waarom nu? Dit is de vraag waarop de meeste voorstellen geen antwoord hebben, en het is de vraag die het uitstel veroorzaakt. Koppel het aan iets wat toch al gebeurt: een verandering die uitgelegd moet worden, een team dat net is samengesteld, een aanbestedingsronde met veel klantgesprekken, of gewoon het feit dat er budget staat dat in december vervalt.

Wat je beter niet belooft

Twee dingen die een aanvraag later duur maken.

Beloof geen gedragsverandering van twee dagen. Eén training verandert zelden iets als er daarna niets gebeurt, en dat weet je directie ook. Als je het zelf zegt voordat zij het zeggen, wint je voorstel aan geloofwaardigheid.

En beloof geen cijfer dat je niet kunt leveren. Ik heb voor de Nederlandse markt nog geen meting, want de eerste trainingen zijn net geweest. Dat is eerlijker om te zeggen dan een internationaal percentage lenen dat over een andere populatie gaat.

Wat wel helpt: zeg wat er na afloop gebeurt

Dit is het deel dat het verschil maakt en het kost je niets.

Zet in je voorstel wat er in week zes gebeurt. Een half uur in het teamoverleg waarin twee deelnemers laten zien wat ze gebruiken. Eén vaste vraag die iedereen mag stellen: kun je dat even in drie punten zeggen. Een korte terugkoppeling aan de directie na drie maanden, met wat er is veranderd.

Dat is geen extra kostenpost en het verandert wel hoe je voorstel leest. Daarmee ligt er iets anders op tafel. De training is dan het begin van een traject waar je op terugkomt, en dat leest heel anders dan twee losse dagen.

Een voorstel dat op één A4 past

De vorm die ik het vaakst zie werken is kort.

Bovenaan het moment dat zij zelf hebben gezien, in twee zinnen. Daaronder wat je voorstelt, met het aantal deelnemers en het totaalbedrag. Daaronder wat er na afloop gebeurt en wanneer je terugkoppelt. En onderaan de vraag, expliciet: ik vraag jullie om hier vandaag ja of nee op te zeggen.

Die laatste regel voelt ongemakkelijk en hij is precies de reden dat een voorstel wel of niet blijft liggen. Wie geen besluit vraagt, krijgt er meestal ook geen.

De rest van de details bewaar je voor de vragen. Wil je het programma zelf erbij hebben, dan staat dat in de brochure. Vergelijk je nog met andere aanbieders, lees dan wat een communicatietraining kost en open programma of incompany. Alle artikelen staan in de kennisbank.

Veelgestelde vragen

Hoe vraag je een training aan bij je werkgever?

Begin bij een moment dat je leidinggevende zelf heeft meegemaakt en beschrijf dat concreet. Zet daaronder wat je voorstelt, het totaalbedrag per deelnemer inclusief alles, en wat er na afloop gebeurt. Sluit af met een expliciete vraag om een besluit. Een voorstel zonder gevraagd besluit blijft liggen.

Is er wel budget voor?

Vaker wel dan aanvragers denken. Werkgevers geven aan dat ongeveer 55 procent van het beschikbare scholingsbudget wordt benut, waardoor er landelijk ruim anderhalf miljard euro blijft liggen (AWVN, december 2023). Vraag dus eerst wat er beschikbaar is voordat je aanneemt dat het er niet is.

Bestaat het STAP-budget nog?

Nee. Die regeling, waarmee werkenden tot 1.000 euro per jaar aan scholing konden besteden, is per 1 januari 2024 gestopt (UWV). Er is geen individuele opvolger van dezelfde omvang gekomen, dus scholing loopt weer via de werkgever.

Wat zet je in een voorstel voor de directie?

Vier onderdelen op één A4: het probleem dat zij al zien, wat je voorstelt met aantal en bedrag, wat er in week zes na afloop gebeurt, en de vraag om ja of nee. De programmabeschrijving hoort in de bijlage of in de brochure, niet in het voorstel zelf.

Hoe belangrijk vinden werkgevers communicatie eigenlijk?

In het werkgeversonderzoek van UWV, onder bijna 2.800 werkgevers, noemt 30 procent communicatieve vaardigheden een van de belangrijkste kwaliteiten van een medewerker. Daarmee staat het vierde van zeven, boven samenwerken. Vakkennis staat bovenaan met 61 procent.

Hoe onderbouw je het rendement van een training?

Niet met een percentage dat je niet kunt narekenen. Benoem in plaats daarvan wat er observeerbaar anders wordt: kortere updates, vaker een besluit aan het eind van een overleg, minder verduidelijkende mails achteraf. Spreek af dat je dat na drie maanden terugkoppelt. Dan heb je na afloop je eigen cijfer in plaats van het cijfer van een ander.