Training effectief communiceren: welke communicatie bedoel je eigenlijk?

Met communicatie kan op het werk van alles bedoeld zijn. Afstemmen op de ander, gesprekken op relatieniveau, je inhoud helder brengen of presenteren voor een groep. Een training effectief communiceren helpt pas als je weet welke van die vier schuurt.

Typ de zoekterm in en je krijgt een presentatietraining, een workshop feedback geven, een training gespreksvaardigheden en een heidedag met een kookworkshop. Allemaal communicatie. Allemaal met een datum en een prijs. En je weet nog steeds niet welke je nodig hebt.

Wat is een communicatietraining?

Een communicatietraining is een training die één bepaald communicatieprobleem op het werk aanpakt: hoe je aansluit bij de ander, hoe je een lastig gesprek voert, hoe je je inhoud helder brengt of hoe je presenteert.

Het woord zelf zegt dus weinig. Twee aanbieders kunnen allebei communicatietraining op hun site zetten en aan heel verschillende dingen werken. De ene oefent een praatje voor een zaal. De andere oefent het gesprek met een collega die al maanden dwarsligt. Allebei terecht, allebei communicatie. Alleen lossen ze niet hetzelfde op.

Waarom het woord communicatie zo breed is

Iedereen herkent het probleem. Bijna niemand kan het benoemen.

Na een overleg zonder besluit zegt iemand: we moeten beter communiceren. Na een reorganisatie waar de helft van de afdeling via de wandelgang van hoorde ook. En na een presentatie die alle kanten op ging. Drie keer hetzelfde woord, drie verschillende problemen.

Daarom is communicatie een containerbegrip. Er past alles in, dus het zegt weinig over wat er in een bepaalde organisatie aan de hand is. Wie met dat woord op zoek gaat naar een training, vindt een aanbod dat erop lijkt. Of het aanbod het probleem raakt, is een tweede vraag. En die tweede vraag wordt in de praktijk vaak overgeslagen, omdat het woord zo vanzelfsprekend klinkt.

Ook in onderzoek staat het woord zelden op zichzelf. In het Werkgeversonderzoek van UWV uit 2020 zag 30% van de werkgevers communicatieve vaardigheden als een belangrijke kwaliteit voor de komende jaren. Toch benoemt UWV ze in de eigen lijst van belangrijkste vaardigheden niet apart. Ze zijn daar onderdeel van andere vaardigheden, zoals servicegerichtheid en samenwerken.

Vier soorten communicatie op het werk

Wie de container openmaakt, vindt grofweg vier soorten communicatie. Ze vragen elk iets anders van een training.

Afstemmen op de ander. Twee collega's zeggen hetzelfde en horen iets anders. De een wil eerst de cijfers, de ander eerst het waarom. Hier gaat het over voorkeuren: hoe jij het liefst communiceert en hoe de ander dat doet. Trainingen als Insights Discovery® en MapsTell™ werken op dit terrein. Het resultaat: je boodschap sluit aan bij wie er tegenover je zit.

Communicatie op relatieniveau. Een meningsverschil tussen twee afdelingen ligt al een jaar op tafel. Iedereen weet dat er een gesprek moet komen en niemand begint eraan. Dit zijn de gesprekken waarin veel op het spel staat, de emoties oplopen en de meningen uiteenlopen. Het resultaat: het lastige gesprek wordt gevoerd zonder dat de relatie eronder lijdt.

Inhoud helder brengen. Je kent je vak door en door. Toch komt het er in het overleg niet uit zoals je het bedoelt. Of de directie kiest een nieuwe koers en de leidinggevenden moeten die aan hun afdeling uitleggen. Dit gaat over informeren en overtuigen: je inhoud zo brengen dat de ander hem begrijpt en ermee verder kan. Ook als er geen tijd was om iets voor te bereiden. Het resultaat: je zegt wat je bedoelt, ook als het erop aankomt.

Presenteren voor een groep. Iemand staat voor een zaal of voor het MT met een verhaal dat hij heeft kunnen voorbereiden. Stem, houding, slides en de zaal horen erbij. Dit is het moment dat in de agenda staat. Het resultaat: een presentatie die overkomt zoals hij bedoeld was.

De vier overlappen soms. Een lastig gesprek vraagt ook een heldere boodschap en een presentatie ook aansluiting bij de zaal. Toch ligt het zwaartepunt bijna altijd bij één ervan. Daar hoort de training bij te passen.

Wat een dagje uit niet oplost

Een heidedag of een borrel voelt als een antwoord op een communicatieprobleem. Collega's leren elkaar kennen en de sfeer is goed. Dat is waardevol. Alleen verandert het niets aan hoe er dinsdagochtend in het overleg wordt gesproken.

Teambuilding raakt hooguit iets van het afstemmen en van de onderlinge relatie. Wie elkaar beter kent, spreekt elkaar misschien sneller aan. Aan je inhoud helder brengen of presenteren komt een gezellige dag niet toe. Daar is oefening voor nodig in de situatie waar het misgaat. Die situatie zit niet in een escaperoom.

Er speelt nog iets. Bij communicatie denken de meeste mensen aan de grote momenten: de toespraak, de presentatie, het jaargesprek. De kleine momenten worden vergeten. De klant die aan de telefoon doorvraagt. De korte update aan de manager in de gang. Het antwoord dat in een overleg ineens van jou verwacht wordt. Juist daar zit het grootste deel van een werkdag.

Drie vragen voordat je een training kiest

Voordat je aanbieders naast elkaar legt, helpt het om de eigen vraag scherp te krijgen. Drie vragen doen daarbij het meeste werk.

Op welke momenten gaat het mis? In het overleg, bij de klant, in de presentatie aan het MT of in de gang na een besluit. Hoe preciezer het moment, hoe duidelijker welke soort communicatie schuurt.

Bij wie gaat het mis? Bij nieuwe leidinggevenden. Bij specialisten die hun inhoud aan een leek moeten uitleggen. Bij een team na een fusie. Een probleem dat bij één groep zit, vraagt iets anders dan een probleem dat overal speelt.

In welke richting gaat het mis? Van boven naar beneden, tussen afdelingen of van de organisatie naar de klant. De richting zegt vaak meer dan het woord communicatie zelf.

Met die drie antwoorden op papier kun je elke training naast je eigen vraag leggen. Hoe de prijzen zich daarna tot elkaar verhouden, staat in Communicatietraining prijzen vergelijken: wat is normaal?. Of een open programma of een training op locatie beter past, lees je in Open programma of incompany: wat past bij jullie?.

Wat je aan een aanbieder kunt vragen

Wie de eigen vraag scherp heeft, kan ook de aanbieder scherper bevragen. Een brochure vertelt wat een training belooft. Een paar directe vragen laten zien waar hij werkelijk over gaat.

Welke soort communicatie oefenen de deelnemers? Een goede aanbieder noemt er één of twee en durft de rest te laten liggen. Wie zegt dat de training alle vier dekt in twee dagen, heeft de container niet opengemaakt.

Met welke situaties wordt er geoefend? Met casussen uit een map of met situaties die deelnemers zelf meenemen. Bij presenteren kan een voorbeeldcasus prima werken. Bij je inhoud helder brengen ligt dat anders, want die inhoud is bij elke functie anders.

Wat doet een deelnemer tijdens de training het grootste deel van de tijd? Luisteren, kijken of zelf aan de slag. Het antwoord zegt veel over wat er na afloop overblijft.

Leg de antwoorden naast wat jullie zelf weten over wanneer, bij wie en in welke richting het misgaat. Dan zie je snel welke aanbieder op jullie probleem mikt en welke op een probleem dat erop lijkt.

Waar Think on Your Feet® op aansluit

Think on Your Feet® richt zich op de derde soort: inhoud helder brengen. Informeren en overtuigen, in een overleg, bij de klant of in de gang als de directeur om een stand van zaken vraagt. Vaak juist op het moment dat je niets hebt kunnen voorbereiden.

Een presentatie zet je in je agenda. De meeste momenten op een werkdag staan daar niet in. Het grootste deel van je communicatie bereid je niet voor. Het artikel over de 95%-regel gaat daar verder op in.

Die derde soort zit ook onder de andere drie. Wie goed aansluit bij de ander of een lastig gesprek aangaat, moet daarna nog steeds zeggen wat hij bedoelt. En een presentatie kantelt vaak pas bij de vraag na afloop.

De communicatietraining duurt twee dagen met maximaal 16 deelnemers. Het grootste deel van de tijd oefen je met situaties uit je eigen werk.

Wil je de drie vragen samen doorlopen? Plan een kennismaking. Geen verkooppraatje. We bekijken samen of dit past bij jouw situatie.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een communicatietraining en een presentatietraining?

Een presentatietraining richt zich op één soort communicatie: het verhaal dat je vooraf voorbereidt en voor een groep brengt. Een communicatietraining kan ook gaan over afstemmen op de ander, over lastige gesprekken of over je inhoud helder brengen. Welke je nodig hebt, hangt af van waar het in jullie organisatie schuurt.

Helpt teambuilding bij communicatieproblemen?

Teambuilding helpt hooguit bij het afstemmen en bij de onderlinge relatie, omdat collega's elkaar beter leren kennen. Aan hoe iemand zijn inhoud brengt of presenteert, verandert een dag uit weinig. Wie een communicatieprobleem wil oplossen, bepaalt eerst welke soort communicatie schuurt en kiest daarna pas de vorm.

Hoe weet je welke communicatietraining je nodig hebt?

Je weet welke communicatietraining je nodig hebt door drie vragen te beantwoorden: op welke momenten gaat het mis, bij wie en in welke richting. Het antwoord wijst naar een van vier soorten communicatie. Daarna leg je elke training naast dat antwoord.

Voor welke communicatie is Think on Your Feet® bedoeld?

Think on Your Feet® is bedoeld voor inhoud helder brengen: informeren en overtuigen, voorbereid en op het moment zelf. Denk aan een vraag in het overleg, een klant die doorvraagt of een nieuwe koers die je aan collega's moet uitleggen. Het grootste deel van de training oefen je met situaties uit je eigen werk.